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Office文档属性—Office文档的身份证

 Office文档的文档属性是关于一个文件的详细信息,可用于帮助识别该文件。例如描述性的标题、作者名、主题以及标识主题或文件中其他重要信息的关键词。使用文档属性可显示有关文件的信息或者帮助组织文件,以便今后更加容易地找到它们。还可以基于文档属性来搜索文档。

  文档属性的类型

  文档有四种属性类型:

  ·自动更新属性

  包括由 Microsoft Office 应用程序为您维护的统计信息(例如文件大小、文件创建日期和上一次进行修改的日期)。例如,您可以搜索 1999 年 3 月 3 日以后创建的所有文件,或者搜索上次修改时间为昨天的所有文件。

  ·预设属性

  已经存在(例如作者、标题以及主题),但是必须输入文本值。例如在 Microsoft Word 中,可用“关键词”属性将关键词“客户”添加到销售文件中,然后使用该关键词搜索所有的销售文件。

  ·自定义属性

  是由用户定义的属性。可将文本、时间或数字值分派给自定义属性,并且还可以将值“是”或“否”分派给它们。您可以从建议的名称列表中进行选择,或者自己定义。还可以有选择地将自定义的文档属性链接到文件中特定的项目,例如 Microsoft Excel 中已命名的单元格、PowerPoint 中选取的项目或者 Word 中的书签 。例如,在用 Word 创建的合同表单中,您可以创建自定义的文件属性,该属性链接到包含合同到期时间的表单域。然后您可以搜索到期时间早于指定日期所有的合同文件。

  ·文档库属性

  用于网站或公共文件夹内文档库 中的文件。设计文档库时,可以定义一个或多个文档库属性,并且设置有关这些属性值的规则。当用户将文档添加到文档库时,系统会提示他们填写将值分派给各个属性的表单。例如,收集产品意见的文档库可能提示用户提供某些属性(如提交者、日期、类别及描述)。

  设置文档属性

  您可以为在任一 Microsoft Office 应用程序中使用的活动文件设置文档属性。如果要让系统提示您为所创建的每个文件设置文档属性,可以让 Microsoft Excel、Word 或 PowerPoint 在首次保存文件时自动显示“属性”对话框。将文件添加到文档库时,系统将自动提示您提供文件的文档库属性。

  查看文档属性

  如果文档是打开的,则可使用“属性”命令查看其属性。

  通过在“Windows 资源管理器”或“打开”、“保存”或“搜索”对话框中选择文档,可以查看任意文档的属性。查看 Web 浏览器中列出的文档库时,每个文档名也与其文档库属性一同列出。

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