上网用户发出的电子邮件被邮件服务器接收，这些服务器有两种：一是SMTP（简单邮件传送协议）服务器，负责发送邮件，采用多路转发、接力传送的方法，把邮件经过多个服务器最终传送到收信人的电子信箱，SMTP服务器相当于寄信人所在地的邮局；二是POP3（邮局协议）服务器，负责接收和存放本地服务器所有用户的邮件，等待电子信箱用户凭借账户和口令收取邮件，POP3服务器相当于收信人所在地的邮局。
----在各种电子邮件客户端软件中，必须设置4个参数（SMTP和POP3服务器地址、电子信箱账户名和口令）才能正常收发电子邮件。
----一个完整的电子邮件发送过程是：邮件从发送方的计算机传送到发信服务器（SMTP），经过发信服务器多路转发、接力传递至收信人的收信服务器（POP3），收信人上网后从POP3服务器上的电子信箱中取出信件。
----收发双方可以使用各种电子邮件客户端软件，进行电子邮件的收发工作。由于电子邮件在传递的过程中经过的环节较多，任何一个环节出问题，都可能导致收发信件出现故障，这些问题大致分为两类：客户端问题和服务器问题。
客户端问题及解决方法
----1．电子邮件客户端软件基本参数设置不当
SMTP、POP3、信箱账户名、口令等关键参数填写错误。其中，后3个参数必须按照用户电子信箱开户的服务器、账户填写；对于SMTP服务器，由于不需要账户和口令，只需填写网上距用户最近、速度最快的服务器即可，通常是用户开户所在的ISP提供，或是本地免费的SMTP服务器。
立即发信与延迟发信设置不当。立即发信（Immediate）是指用户在联网情况下，书写完信件后马上将信件发出；延迟发信（Deferred）是指用户离线书写信件并保存在本地电脑上，待联网时一并发出。通常应设置为延迟发信。
发信人个人信息设置不当。电子邮件客户端软件有一些设置是关于发信人的个人信息，若设置不当，会造成对方无法回信。这些设置主要有：
FromName：发信人姓名；
FromAddress：发信人电子信箱；
Reply-toName：回信接收者姓名；
Reply-toAddress：回信电子信箱，这个信箱用于接收对方回信，可以不同于发信人电子信箱。
----这些信息一方面会显示在收到的邮件标题中，另一方面将会被对方的邮件软件自动导入并建立通信录。
----2．电子邮件客户端软件功能不足
----有些邮件软件不能很好地支持多账户收发邮件，当任务队列中的某个账户出现问题时，不能忽略错误自动跳转到下一个账户，而用户可能忙于浏览主页等事务而无暇顾及。解决这一问题的办法是使用TheBat之类的共享软件。
----3．用户链接超时
----如果大多数时候收发邮件正常，个别时间不正常，那就说明当前网络连接速度太低，或者邮件服务器负荷过重，造成超时故障。此时需要检查电话线、Modem连接情况，操作系统的网络参数是否优化等。
----4．电子邮件病毒
----Happy99、Melissa病毒都是利用电子邮件系统的通信功能进行传播，借助Windows操作系统的缺陷进行感染的网络病毒或者蠕虫，都会严重破坏和干扰电子邮件的正常工作。目前国内外都有扫描和清除此类病毒的工具和共享软件。
----5．汉字乱码
----通常经过升级或者安装新版本的邮件软件就能解决这些问题。
----笔者推荐的汉字系统是MagicWin，这个小巧的汉字系统几乎可以和任何软件配合，同屏正确显示GB、HZ、BIG5等各种内码的汉字，并消除邮件乱码。另外，TheBat之类的电子邮件软件通过升级版本就可以消除汉字乱码。
服务器端常见问题
及解决方法
----1．错误反馈
----在收发电子邮件遇到故障时，相应的邮件服务器会将错误信息通过邮件反馈给用户。常见的类型有（“//”后的内容为作者所加注释）：
----（1）无此用户
----答复信息如下：
TheoriginalmessagewasreceivedatSun,
18Oct199822:55:02＋0800
fromppp233.na.ny.de[102.122.225.19]
//该信件发出的时间和发信人IP地址。
－－－Thefollowingaddresseshaddelivery
problems－－－
//以下收信人地址存在传递错误，
无法恢复。
<(unrecoverableerror">[email protected]>(unrecoverableerror)
－－－Transcriptofsessionfollows－－－
....whiletalkingtoanyhost.xx.yy.cn.:
//发信服务器与对方
收信服务器的对话内容。
>>>RCPTTo:<[email protected]>
//发信服务器：
收信人<[email protected]>的信件。
<<<550<...Userunknown">[email protected]>...Userunknown
//收信服务器：[email protected]，
查无此人。
550<...Userunknown">[email protected]>...Userunknown
－－－originalmessagefollows－－－
//以下为原信件内容节选，作者省略。
----这种错误说明，在收信人的电子信箱地址[email protected]中，ufo用户名有错误，而主机地址@anyhost.xx.yy.cn正确，必须检查并改正收信人的用户名。
----假如收信人的用户名无误，而主机地址错误，也会收到类似的答复。例如：
Sorry,Icouldn\'tfindanyhostnamedanyhost.xx.yy.cn.
//找不到对方服务器anyhost.xx.yy.cn。
----这时您应检查并修改收信人的主机地址。
----（2）拒收信件
TheoriginalmessagewasreceivedatSun,
18Oct199822:55:02＋0800
fromppp233.na.ny.de[102.122.225.19]
//该信件发出的时间和发信人IP地址。
－－－Thefollowingaddresseshaddelivery
problems－－－
//以下收信人地址存在传递错误，
无法恢复。
<(unrecoverableerror">[email protected]>(unrecoverableerror)
－－－Transcriptofsessionfollows－－－
....whiletalkingtoanyhost.xx.yy.cn:
//发信服务器与
对方收信服务器的对话内容。
>>>MAILFrom:<[email protected]>
<<<553<...Sorry">[email protected]>...Sorry!
YourdomainhasbeenblockedfromourserversforSPAMMING.
//为了防止垃圾邮件侵扰，
你的邮件服务器域名已被
我们的服务器封锁。
554<...Remoteprotocolerror">[email protected]>...Remoteprotocolerror
//远程协议错误。
－－－originalmessagefollows－－－
//以下为原信件内容节选，作者省略。
----这种错误是由于对方邮件服务器设定了过滤器。解决此类问题的办法很简单，改变你的发信人信箱地址即可，注意要改变为另一个主机的地址，比如[email protected]。
----（3）错误延迟尝试重发
TheoriginalmessagewasreceivedatSun,
18Oct199822:55:02＋0800
fromppp233.na.ny.de[102.122.225.19]
－－－Thefollowingaddresses
hadtransientnon-fatalerrors－－－
//以下收信人地址
存在短暂非致命错误。
<[email protected]>
－－－Transcriptofsessionfollows－－－
<...Deferred:Noroutetohost">[email protected]>...Deferred:Noroutetohost
Warning:messagestillundeliveredafter4hours
Willkeeptryinguntilmessageis5daysold
//没有到达收信人主机的路由，
警告：邮件在4小时内仍然无法发送，
将在5天内继续尝试重发。
----这种错误说明，由于对方维护或关机等原因，造成主机无法响应服务，发信人的服务器将在5天内尝试发送，这时发信人不必重发邮件。
----（4）尝试失败
TheoriginalmessagewasreceivedatSun,
18Oct199822:55:02＋0800
fromppp233.na.ny.de[102.122.225.19]
－－－Thefollowingaddresses
haddeliveryproblems－－－
//以下收信人地址存在传递错误，
无法恢复。
<(unrecoverableerror">[email protected]>(unrecoverableerror)
－－－Transcriptofsessionfollows－－－
<...Deferred:Noroutetohost">[email protected]>...Deferred:Noroutetohost
Messagecouldnotbedeliveredfor5days
Messagewillbedeletedfromqueue
//延迟：没有到达对方主机的路由，
信件在5天内尝试发送失败，
从服务器待发队列中删除。
----这种错误说明，由于对方维护或关机等原因，造成主机无法响应服务，发信人的服务器将在5天内尝试发送，超过5天仍未成功，则取消发送任务。发信人必须在更改地址或者对方主机正常后再次发信。
----（5）信箱溢出
----通常免费电子信箱的容量是有一定限制的，比如2M或者4M，如果用户没有及时收取和删除电子邮件，将会溢出。
----如果是自己的电子信箱，最好在电子邮件客户端软件中设定收信并从服务器删除信件，这样在收取信件后，将会清空电子信箱。
----2．个别免费电子信箱出现暂时停机、服务不可靠等故障
----可以分别在不同的主机申请免费电子信箱，然后申请一个提供转发服务的免费电子邮件账户，将电子邮件分发到各个电子信箱，互为备份。
----3.电子信箱中有大量垃圾邮件，干扰正常邮件的收取
----可启动电子邮件客户端软件的远程邮箱管理（DispatchMailOnServer），先下载邮件标题列表，然后根据发信人地址、标题等信息对邮件进行分类，对于重复的邮件或者垃圾广告邮件可以直接标记为删除，其他邮件标记为下载，然后执行命令即可。
----对付垃圾邮件，首先在服务器端设置过滤规则，拒收这些邮件；其次，在客户端也可设置过滤规则，或者使用KillSpam等垃圾邮件克星来对付。如果申请的免费信箱能够同时提供POP3和Web服务，则可以通过浏览器访问Web信箱，在页面上直接删除垃圾邮件。