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Excel 2007轻松进行多条件求和

如果您也象我一样,要经常面对Excel表格中的数据做这样那样的分析,那么,您也一定会遇到这样的情形:一份数据众多的工作表,我们要对同时符合若干条件的数据进行求和。如图1所示的成绩表。我们想统计5班中语文名次、数学名次均位于前20名同学的总分之和。那该如何去做呢?

图1

也许您想到了Excel自带的SUMIF函数。不错,这个函数确实可以求符合某一条件的数据之和,但它只能求符合一个条件的,象这样的多条件的求和问题,该函数就无能为力了。但是,方法并不是没有。无论您是Excel的菜鸟级别还是老鸟级别,我们都可以较为轻松地解决这个问题的。所有操作均在Excel 2007中完成,方法如下:

一、反复筛选法

Excel中通过筛选是可以把符合条件的数据单独显示出来的。先点击功能区“数据”选项卡中的“筛选”按钮,那么标题栏每一单元格均添加下拉按钮。点击“班级”(A1)单元格下拉按钮,在弹出的菜单下方取消选择“全选”复选项,然后再选中“5班”复选项。如图2所示。确定后显示出来的就只有5班学生的成绩了。

图2

再点击D1单元格下拉按钮,在弹出菜单中选择“数字筛选→小于或等于”命令,如图3所示,打开“自定义自动筛选方式”对话框,在“小于或等于”后的输入框中输入数字“20”,如图4所示。确定后,显示出来的就是5班中语文名次小于等于20的所有学生了。

图3

图4

用同样的方法再筛选显示数学名次小于等于20的学生,那么在屏幕中显示的就是我们所需要的学生了。选中显示出来的学生的总分及下方的一个空单元格(放置求和结果),再点击功能区“公式”选项卡中的“自动求和”按钮右侧的小三角,在弹出的菜单中点击“求和”命令,就可以把他们的总分加起来了,如图5所示。

图5   二、条件求和法 Excel 2007其实自带了一个多条件求和的工具。但是默认状态下没有安装。我们需要自行加载。 先点击左上角“Microsoft Office 按钮”,单击右下方“Excel选项”按钮。在打开的“Excel选项”对话框中点击左侧的“加载项”按钮,然后在右侧下方“管理”框中,选择“Excel 加载项”并点击“转到”按钮,如图6所示。     图6 在打开的“加载宏”对话框中选中“条件求和向导”复选项,并点击“确定”按钮。Excel会自动加载此项功能,会需要用到原来的安装盘,根据提示操作就是了。 加载完成后,会在“公式”选项卡中多出一个“解决方案”功能组。而“条件求和”按钮就出现在这里。 点击之后,会打开“条件求和”向导。共四步。第一步,选中需要求和的数据区域,本例从A1:M80全部选中。第二步,设定求和列并设定相应的求和条件。先点击“求和列”右侧的下拉列表选择求和列的列标题,再点击下方的“条件列”、“运算符”、“比较值”下拉按钮设定求和的条件。本例有多个条件,那么每设置一个条件即点击“添加条件”按钮将该条件添加到条件列表中,如图7所示。第三步有两个选项,一是只显示公式;二是复制公式和条件。根据需要选择就是了。第四步则是要我们指定存放结果的单元格。最后单击完成按钮,就可以得到结果了。   图7 上面的两种方法都需要较多的操作过程,相对而言当然不如直接在单元格内写公式简单,成就感也不那么强。所以,我们还是看看如何在单元格内直接书写公式解决问题吧。   三、SUM结合IF 直接用SUMIF函数不行,但我们把SUM函数和IF函数结合起来,再配合以数组公式,那就行了。 以本例来说,D2:D80存放语文名次,F2:F80存放数学名次,而A2:A80单元格区域则存放学生的班级,需要求和的区域是M2:M80。那么我们只要在空白单元格中输入公式“=SUM(IF((D2:D80<=20)*(F2:F80<=20)*(A2:A80="5班"),M2:M80))”,然后按下“Ctrl+Shift+Enter”快捷键,可以看到在公式两侧添加了数组公式的标志(一对大括号)。同时,结果也就出现了。如图8所示。其实该公式正是Excel中条件求和工具所用的公式。   图8 需要注意的是那对大括号不可以手工输入。 四、SUMPRODUCT函数 如果感觉数组公式有些繁杂的话,那么下面的公式也是不错的。输入公式“=SUMPRODUCT((D2:D80<=20)*(A2:A80="5班")*(F2:F80<=20)*(M2:M80))”后直接回车就可以得到结果。很不错吧?如图9所示。   图9 五、SUMIFS函数 在Excel 2007中,我们还可以使用SUMIFS函数。别小看了这多出来的一个“S”。没有它,我们只能对符合一个条件的数据求和,有了它,那就可以对符合多个条件的数据求和了。别忘了英语中“S”是表示复数的意思呢! 它的应用也很简单。在相应单元格内输入公式“=SUMIFS(M2:M80,A2:A80,"5班",D2:D80,"<=20",F2:F80,"<=20")”,按下回车键,就一切OK。如图10所示。   图10 怎么样?有了这些方法,类似的问题就不会成为问题了。弄得好的话,领略一下“高手”的感觉还是有机会的,呵呵。

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