Word：邮件合并功能来快捷编辑通知单

　　在实际工作中，如果编辑几十、几百份格式一致，数据字段相同，但数据内容不同，且每条记录单独成文、大量单独填写的文件，如邮件信封、工资单、人事简历表等，常常使人感到头疼，这时若采用Word的邮件合并功能就可以方便快捷地解决问题。

　　现以编辑成绩通知单为例，利用一个已经建立好的Excel表格数据，表中有单位、姓名、准考证号、理论考试成绩、上机考试成绩及计算出的总成绩，说明具体操作步骤。

　　第一步：主文档操作

　　1. 单击“工具”菜单中的“邮件合并”命令，可打开“邮件合并帮助器”对话框，单击“1主文档”项中的[创建]按钮，在下拉列表中选择需创建的主文档类型。如图1所示。

图1

　　2.在出现的提示对话框中，单击[新建主文档]按钮。若单击[活动窗口]按钮，则使用当前文档作为主文档；若单击[新建主文档]按钮，则新建成立一个主文档。

　　3.在“邮件合并帮助器”对话框的“1 主文档”项中则会增加一个[编辑]按钮，单击它，在下拉列表中选择需编辑的主文档名。

　　4.在主文档中输入文字、图形等，并设置格式。主文档是将要生成的多个合并文档中的内容相同的部分。如图2所示。

图2

第二步：数据源操作

　　数据源是邮件合并所需使用的各类数据记录的总称，可以是多种格式的文件，如Word、Excel、Access等，现以Excel为例。

　　1.在上面的主文档窗口中，单击“邮件合并”工具栏中的[邮件合并帮助器]按钮。

　　2.在打开的“邮件合并帮助器”对话框中单击“2 数据源”项中的[获取数据源]按钮，在下拉列表中选择“打开数据源”。如图3所示。

图3

　　3.在“打开数据源”对话框中，选中“选择方法”复选框，选取所需的数据源文件，此例中事先已有的一个Excel工作簿，单击[打开]按钮。

　　4.在出现的提示对话框中，选中“MS Excel工作簿 通过DDE(*.xls)”，然后单击[确定]按钮。

　　5.再出现提示对话框后，单击[确定]按钮。

　　6.又出现提示对话框，单击[编辑主文档]按钮。

　　7.在主文档窗口中，单击“邮件合并”工具栏中的[插入合并域]按钮。如图4所示。

图4

　　8.根据需要，单击“插入合并域”下拉列表中的域分别插入到主文档的相应位置。如图5所示。

图5

第三步：合并数据和文档操作

　　1.在主文档窗口中，单击“邮件合并”工具栏中的[邮件合并帮助器]按钮。

　　2.在打开的“邮件合并帮助器”对话框中，单击“3合并数据和文档”项中的[合并]按钮。

　　3.在打开的“合并”对话框中(如图6所示)进行相应设置后，按[合并]按钮保存。

图6