每个Linux系统都至少有一个人负责系统的维护和操作，这就是系统管理员。对于PC机用户来说，可以身兼数职，既是用户，又是系统管理员。系统管理员的职责就是保证系统平稳的操作和执行各种需要特权的任务。具体说来，系统管理员要做以下几方面的工作：
◆设置整个计算机系统，包括硬件和软件，如安装硬件设备、安装操作系统和软件包、为用户建立账户等。
◆做适当的备份（系统中常规文件拷贝）和需要时的恢复。
◆处理由于计算机有限资源的使用（如磁盘空间、进程数目等）而遇到的问题。
◆排除由于连接问题而造成的系统通信（网络）阻塞。
◆进行操作系统的升级和维护。
◆为用户提供常规支持。
依据系统的规模和用户数目的多少，系统管理的工作可多可少，可以是日常随时要做的工作，也可能是每天一次甚至每月一次的维护工作。如果系统较小，则维护工作就可以不断地进行。系统管理员必须认真负责地工作，他手中握有控制系统运行的特权，若粗心应付，必然影响系统的性能，甚至使系统崩溃。
用户和工作组管理 所有新用户要想进入Linux系统，必须由系统管理员预先在该系统中建立一个账户。用户账户可帮助系统管理员记载使用系统的人们，并控制他们对系统资源的存取。账户管理也有助于组织用户文件和控制其它用户对它们的访问。这样，管理和维护用户的账号、口令及权限也就成为系统管理员日常工作的一个重要组成部分。
用户账号 用户在使用Linux时，必须确保自己是系统授权的合法用户。对于用户的账号、口令、访问权限的管理是Linux系统管理员日常工作中的一个重要组成部分。
在Unix/Linux系统中，用户账号的概念具有多种意义，其中最主要的是基于身份鉴别和安全的原因。系统必须对使用机器的人加以区别，账号概念给系统提供了一种区别用户的方法。系统中每个用户有一个个人账号，每个账号有着不同的用户名和口令。用户可以为自己的文件设置保护，允许或限制别人访问它们。
除了一般个人账号之外，系统上还必须存在能够管理系统的高级用户，如root账号就是系统管理员用于维护系统的缺省账号。另外，系统中还存在一些不能与人交互的特殊账号，如bin、sync等。
(1.passwd文件)
通常在Linux系统中，用户的关键信息被存放在系统的/etc/passwd文件中，系统的每一个合法用户账号对应于该文件中的一行记录。这行记录定义了每个用户账号的属性。下面是一个passwd文件的示例(部分摘录)：
root:x:0:0:root:/root:/bin/bash
bin:x:1:1:bin:/bin:/sbin/nologin
daemon:x:2:2:daemon:/sbin:/sbin/nologin
......
desktop:x:80:80:desktop:/var/lib/menu/kde:/sbin/nologin
mengqc:x:500:500:mengqc:/home/mengqc:/bin/bash
在该文件中，每一行用户记录的各个数据段用“：”分隔，分别定义了用户的各方面属性。各个字段的顺序和含义如下：
注册名：口令：用户标识号：组标识号：用户名：用户主目录：命令解释程序
(1)注册名(login_name)：用于区分不同的用户。在同一系统中注册名是惟一的。在很多系统上，该字段被限制在8个字符(字母或数字)的长度之内；并且要注意，通常在Linux系统中对字母大小写是敏感的。这与MS DOS/Windows是不一样的。
(2)口令(passwd)：系统用口令来验证用户的合法性。超级用户root或某些高级用户可以使用系统命令passwd来更改系统中所有用户的口令，普通用户也可以在登录系统后使用passwd命令来更改自己的口令。
现在的Unix/Linux系统中，口令不再直接保存在passwd文件中，通常将passwd文件中的口令字段使用一个“x”来代替，将/etc/shadow作为真正的口令文件，用于保存包括个人口令在内的数据。当然shadow文件是不能被普通用户读取的，只有超级用户才有权读取。
此外，需要注意的是，如果passwd字段中的第一个字符是“*”的话，那么，就表示该账号被查封了，系统不允许持有该账号的用户登录。
(3)用户标识号(UID)：UID是一个数值，是Linux系统中惟一的用户标识，用于区别不同的用户。在系统内部管理进程和文件保护时使用UID字段。在Linux系统中，注册名和UID都可以用于标识用户，只不过对于系统来说UID更为重要；而对于用户来说注册名使用起来更方便。在某些特定目的下，系统中可以存在多个拥有不同注册名、但UID相同的用户，事实上，这些使用不同注册名的用户实际上是同一个用户。
(4)组标识号(GID)：这是当前用户的缺省工作组标识。具有相似属性的多个用户可以被分配到同一个组内，每个组都有自己的组名，且以自己的组标识号相区分。像UID一样，用户的组标识号也存放在passwd文件中。在现代的Unix/Linux中，每个用户可以同时属于多个组。除了在passwd文件中指定其归属的基本组之外，还在/etc/group文件中指明一个组所包含用户。
(5)用户名(user_name)：包含有关用户的一些信息，如用户的真实姓名、办公室地址、联系电话等。在Linux系统中，mail和finger等程序利用这些信息来标识系统的用户。
(6)用户主目录(home_directory)：该字段定义了个人用户的主目录，当用户登录后，他的Shell将把该目录作为用户的工作目录。在Unix/Linux系统中，超级用户root的工作目录为/root；而其它个人用户在/home目录下均有自己独立的工作环境，系统在该目录下为每个用户配置了自己的主目录。个人用户的文件都放置在各自的主目录下。
(7)命令解释程序(Shell)：Shell是当用户登录系统时运行的程序名称，通常是一个Shell程序的全路径名，如/bin/bash。
当用户登录后，将启动这个程序来接收用户的输入，并执行相应的命令。从Linux核心的角度看来，Shell就是用户和核心交流的一种中间层面，用于将用户输入的命令串解释为核心所能理解的系统调用或中断子例程，同时又将核心的工作结果解释为用户能理解的可视化输出结果。所以，对用户而言，Shell被称为命令解释程序；而对于核心而言，Shell又被称为外壳程序。
需要注意的是，系统管理员通常没有必要直接修改passwd文件，Linux提供一些账号管理工具帮助系统管理员来创建和维护用户账号。
